اتوماسیون اداری همانطور که از اسم آن مشخص است، استفاده از فناوری اطلاعات و نرم افزارهای کاربردی برای انجام امور اداری است که از طریق آن می توانید کارهای خود را به صورت خودکار و بدون نیاز به فراهم آوردن اطلاعات دستی با روش های الکترونیکی انجام دهید.

در اتوماسیون اداری آنلاین شما این امکان را دارید که با ایجاد فرآیندهای الکترونیکی، پردازش اتوماتیک اطلاعات، ارسال پیام به صورت خودکار، فراهم آوردن پرونده های الکترونیکی و … بپردازید و با نصب اتوماسیون اداری به بهبود کارایی، افزایش دقت، سرعت و صحت اطلاعات سازمان خود بپردازید. این فناوری همچنین باعث کاهش هزینه‌های مربوط به کارکرد پرسنل، تدوین و اجرای فرآیندهای دستی می‌شود.

بنابراین شما می توانید با استفاده از نرم افزارها و ابزارهای دیجیتال برای اجرای فعالیت های اداری و مدیریتی با کمک اتوماسیون اداری، پردازش مستندات، مدیریت پروژه، برنامه ریزی و بوجه بندی، مدیریت پست الکترونیکی و بسیاری از فرایندهای دیگر کسب و کارتان را سازماندهی کنید.

سامانه های اداری شامل چه مواردی هستند؟

انتخاب سامانه اداری برای کسب و کار شما بنا به نیاز شما و منابع موجود در نظر گرفته می شود.

با توجه به نیازهای تمامی کسب و کارها انواع مختلفی از سامانه های اداری طراحی می شوند که مهمترین آنها شامل:

• CRM (سامانه مدیریت با روابط با مشتری): جهت روابط با مشتریان و مشتریان بالقوه طراحی شده است که با کمک آن می توانید اطلاعات مشتریان خود را مدیریت کرده و با استفاده از آن خدمات بهتری به آنها داده و موجب رضایت مشتریان تان شوید.
• Project Management System (سامانه مدیریت پروژه): برای انجام فعالیت های سازمان و مدیریت پروژه ها از آن استفاده می شود. که پیشرفت فرایند کار را بررسی کرده، وظایف و مسئولیت ها و همچنین هماهنگی بین اعضاء تیم را بهبود دهید.
• Asset Management System (سامانه مدیریت دارایی): همانطور که از اسم آن مشخص است برای مدیریت دارایی های سازمان بکار می رود که باعث بهبود بهره وری و ارتقاء منابع مالی و زمانی می شود.
• Human Resource Management System (سامانه مدیریت منابع انسانی): از این سامانه برای مدیریت منابع انسانی سازمان ها مانند: کارکرد و پاداش پرسنل استفاده کنید. اطلاعات پرسنل، سیستم حقوق و دستمزد آنها را مدیریت کرده و برای بهبود روند کاری منابع انسانی سازمان برنامه های آموزشی قرار دهید.
• Financial Management System (سامانه مدیریت مالی): از این سامانه اداری برای مدیریت مالی سازمان ها مانند: مالیات، حسابداری، بودجه بندی، پیش بینی مالی و گزارش گیری استفاده می شود.
• Sales Management System (سامانه مدیریت فروش): با کمک این سامانه فرایند فروش را مدیریت کرده پیشنهادات، قیمت گذاری ها، سفارشات، پیش فروش ها و مشتریان را مدیریت کرده و باعث بهبود عملکرد فروش و ارتباط با مشتری می شود.

5 مرحله ای که برای پیاده سازی اتوماسیون اداری باید به آن توجه کنید:

1. تحلیل فرآیند های اداری: قبل از طراحی اتوماسیون در ابتدای کار، فرآیندهای اداری شما بررسی شده و نیازهای سازمان تان را برای اتوماسیون اداری تحت وب شناسایی می کنند.
2. انتخاب نرم افزار مناسب: شما بعد از این که نیازهای سازمان تان را مورد ارزیابی قرار دادید، نرم افزار مناسب را در این خصوص انتخاب می کنید. خصوصیت این نرم افزار امکان گسترش و تنظیمات سفارشی آن است که در طراحی اختصاصی برای رفع نیازهای سازمان از آن استفاده می کنند.
3. طراحی و پیاده سازی سیستم: زمانی که نرم افزار مناسبی را انتخاب کردید سیستم اتوماسیون اداری طراحی و پیاده سازی می شود. در این مرحله توسط تیم تخصصی و حرفه ای وب یار به طراحی و پیاده سازی می پردازد. اگر شما در این خصوص نیاز به مشاوره داشتید روی کمک ما حساب باز کنید.
4. آموزش کاربران: پس از پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری، بسیار مهم است که برای استفاده از آن به کاربران شما آموزش داده شود، زیرا باعث کاهش خطاهای انسانی شده و منجر استفاده بهینه از سیستم می شود.
5. پشتیبانی و بروزرسانی: برای بهبود کارایی سیستم اتوماسیون اداری، پشتیبانی و بروزرسانی آن بسیار مهم است، زیرا پشتیبان فنی نرم افزارها را بروزرسانی کرده و باعث به روز نگهداشتن سیستم شما می شود.

چگونه از اتوماسیون اداری می توان در صنایع و سازمان ها استفاده کرد؟

اتوماسیون اداری به علت بهبود کارایی و عملکرد آن در بسیاری از سازمان ها و صنایع کاربرد دارد که در زیر به برخی از این کاربردها اشاره می کنیم.

1. مالی و حسابداری: اتوماسیون اداری در حسابداری و مالی برای انجام امور مالی شما مانند: صدور فاکتورها، مدیریت حساب های بانکی، پرداخت ها و … کاربرد دارد.
2. منابع انسانی: اتوماسیون اداری در منابع انسانی برای ارسال پیام های خودکار شما به کارمندان تان، مدیریت پرونده های پرسنلی و صدور اطلاعات مربوط به فرایندهای HR، مراقبت های پزشکی و مدیریت مرخصی و… مورد استفاده قرار می گیرد.
3. فروش و بازاریابی: از اتوماسیون اداری برای مدیریت ارتباط با مشتریان تان، پیش فاکتور و فاکتور، فروش و بازاریابی برای مدیریت فروش تان و … می توانید بهره مند شوید.
4. مدیریت پروژه ها: از اتوماسیون اداری تحت وب برای مدیریت پروژه های خود و همچنین تنظیم برنامه کاری، مدیریت اطلاعات، پیشرفت پروژه و موارد دیگر می توانید استفاده نمایید.
5. سازماندهی و مدیریت اطلاعات: شما با نصب اتوماسیون اداری برای سازمان تان می توانید پروندهای مشتریان را بررسی و به تقاضای آنها رسیدگی کنید و همچنین با مشتریانتان ارتباط برقرار کرده و به تخصیص منابع بپردازید.
6. مدیریت اموال: با خرید اتوماسیون اداری برای سازمان خود،  شما می توانید درخواست خرید، پیگیری و وضعیت سفارشات مشتریان تان را مدیریت کنید.

تیم متخصص و حرفه ای وب یار با افتخار شما را در این زمینه یاری می کند.

کلام آخر

در این مطلب شما را با نحوه کار و اهمیت اتوماسیون اداری آنلاین و کاربرد این فناوری در صنایع مختلف آشنا کردیم که چقدر اتوماسیون اداری می تواند در روند فرایند کاری سازمان ها تاثیر داشته باشد و هر سازمان براساس عملکرد و مشتریان هدف خود دارای سامانه های مخصوصی است که امکان ارتقاء، و بروزرسانی آن وجود دارد. با نصب نرم افزار اتوماسیون اداری، دیگر از کاغذ بازی و بایگانی کردن اطلاعات دستی خلاص می شوید و همچنین دقت، سرعت و بهبود روند کاری تان افزایش می یابد و باعث کاهش خطاهای انسانی و قابل دسترس بودن اطلاعات و ارتباطات موثر با مشتریان تان خواهید شد.